Lohnbuchhalter:innen haben tagtäglich mit Löhnen, Gehältern und Sozialversicherungen zu tun: Sie kümmern sich um die korrekte Abrechnung von Entgelten und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Welche Aufgaben und Tätigkeiten sind für diesen Beruf typisch? Welche Qualifikationen und Fähigkeiten sind erforderlich, wenn man als Lohnbuchhalter:in arbeiten möchte? Und was sollte man sonst noch über den Beruf als Lohnbuchhalter:in wissen? Hier erfährst du es.

Was macht ein:e Lohnbuchhalter:in?

Lohnbuchhalter:innen sind im Rechnungswesen von Unternehmen beschäftigt, mit einem Fokus auf den Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dabei sind Löhne, Abzüge und Meldungen ihr tägliches Brot. Lohnbuchhalter:innen befassen sich in erster Linie mit der Erstellung von Abrechnungen, der Berechnung von Beiträgen und der Kommunikation mit Behörden. Sie sorgen dafür, dass alle relevanten lohnbezogenen Vorgänge ordnungsgemäß dokumentiert werden und die Personal- und Finanzabteilung reibungslos funktioniert. Während in kleineren Firmen meist Allrounder:innen gefragt sind, die sich mit den unterschiedlichsten Aspekten der Lohnbuchhaltung auskennen, gibt es in größeren Unternehmen in der Regel spezialisierte Bereiche. Lohnbuchhalter:innen können dann in der Lohnabrechnung, Sozialversicherung oder im Meldewesen tätig sein.

Aufgaben & Tätigkeiten von Lohnbuchhalter:innen

Welche Aufgaben ein:e Lohnbuchhalter:in im Joballtag hat, hängt davon ab, wo die Person arbeitet und ob sie auf einen bestimmten Bereich spezialisiert ist. Grundsätzlich befassen sich Lohnbuchhalter:innen mit verschiedenen Aufgaben im Bereich Löhne und Personalabrechnung. Hier sind sie für eine sorgfältige Dokumentation von lohnrelevanten Vorgängen zuständig. Das betrifft alle Geschäftsvorgänge, bei denen es um die Entlohnung von Mitarbeiter:innen geht. Dazu zählen etwa Abrechnungen mit Sozialversicherungsträgern, Steuerbehörden, Gehaltszahlungen und Abzüge.

Ein:e Lohnbuchhalter:in ist damit befasst, Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen, Beiträge zu berechnen und Meldungen an Behörden zu übermitteln. Ein:e solche:r Beschäftigte:r sammelt Daten zu Arbeitszeiten, bearbeitet Ein- und Austritte und berät Mitarbeiter:innen zu lohnbezogenen Fragen. Bei ihrer Arbeit stützen sich Lohnbuchhalter:innen auf spezielle Buchhaltungssoftware wie DATEV oder SAP. Zu den typischen Aufgaben als Lohnbuchhalter:in können darüber hinaus die folgenden Tätigkeiten gehören:

• Erstellung und Buchung monatlicher Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen, Lohnsteuer und anderen Abzügen
• Pflege von Personalstammdaten und Lohnkonten
• Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten an Sozialversicherungsträger und Finanzämter
• Beratung von Mitarbeiter:innen zu steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragen
• Überwachung von Arbeitszeiten, Urlauben, Krankheiten und Überstunden
• Vorbereitung von Jahresabschlüssen im Lohnbereich und Bescheinigungen
• Anmeldung und Abmeldung von Mitarbeiter:innen bei Behörden
• Kommunikation mit Krankenkassen und anderen Institutionen
• Prüfung und Korrektur von Abrechnungen, Nachzahlungen oder Rückzahlungen
• Archivierung lohnrelevanter Unterlagen
• Weitergabe von Informationen an die Buchhaltung oder das Controlling
• Durchführung von Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen

Ausbildung: Wie wird man Lohnbuchhalter:in?

Beim Lohnbuchhalter beziehungsweise der Lohnbuchhalterin handelt es sich in Deutschland nicht um eine geschützte Berufsbezeichnung. Das bedeutet, dass es auch nicht den einen, typischen oder vorgeschriebenen Weg gibt, Lohnbuchhalter:in zu werden. Üblicherweise haben Lohnbuchhalter:innen einen kaufmännischen Hintergrund und haben nach einer Ausbildung eine spezielle Weiterbildung zum Lohn- und Gehaltsbuchhalter absolviert. Solche Weiterbildungen werden von der Industrie- und Handelskammer, privaten Instituten oder Akademien angeboten. Sie dauern in Vollzeit in der Regel 2 bis 3 Monate, in Teilzeit bis zu einem Jahr, und Fernunterricht ist grundsätzlich möglich. Um eine solche Weiterbildung machen zu können, müssen angehende Lohnbuchhalter:innen eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen Bereich oder im Bereich Verwaltung vorweisen können. Außerdem werden üblicherweise Berufserfahrung im Finanz- oder Personalwesen verlangt. Ohne abgeschlossene Berufsausbildung kann eine Weiterbildung zum Lohnbuchhalter trotzdem möglich sein, nämlich nach ausreichender Berufserfahrung in einem entsprechenden Bereich.

Wer Lohnbuchhalter:in werden möchte, kann auch studieren. Eine gute Grundlage für die Arbeit in der Lohnbuchhaltung sind betriebswirtschaftliche Studiengänge. Bei einem Studium können sich etwa Studienrichtungen wie Betriebswirtschaftslehre, Personalmanagement, Finanz- und Rechnungswesen oder Controlling anbieten.

Welche Qualifikationen & Fähigkeiten sollten Lohnbuchhalter:innen mitbringen?

Neben fachlicher Expertise helfen auch bestimmte Persönlichkeitsmerkmale bei einer Tätigkeit in der Lohnbuchhaltung. Lohnbuchhalter:innen sollten Freude am Umgang mit Zahlen und rechtlichen Vorgaben haben. In ihrer täglichen Arbeit ist es wichtig, dass sie präzise, verantwortungsbewusst und diskret vorgehen. Lohnbuchhalter:innen profitieren von einer selbstständigen Arbeitsweise und einer hohen Einsatzbereitschaft. Ebenfalls wichtig ist die Bereitschaft, sich regelmäßig weiterzubilden, um bei aktuellen Entwicklungen im Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht auf dem neusten Stand zu bleiben.

Ein:e Lohnbuchhalter:in sollte ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten mitbringen, denn Absprachen mit Mitarbeiter:innen, Behörden und Kolleg:innen gehören zur täglichen Arbeit. Gute Kenntnisse in Buchhaltungssoftware wie DATEV oder SAP sind ebenfalls empfehlenswert, wenn man als Lohnbuchhalter:in arbeiten möchte.

Wo kann man als Lohnbuchhalter:in arbeiten?

Lohnbuchhalter:innen sind in praktisch allen Branchen und Bereichen gefragt, was diesen Beruf vielseitig macht. Sie können zum Beispiel in Unternehmen der Industrie und im Handel arbeiten, bei Dienstleister:innen, Steuerberatungskanzleien, Abrechnungsdienstleistern oder im öffentlichen Dienst. Spezialist:innen für einen bestimmten Bereich der Lohnbuchhaltung finden am ehesten in größeren Unternehmen passende Stellen, während Lohnbuchhaltung in kleineren Firmen in der Regel eine Querschnittsaufgabe ist.

Je besser ein:e Lohnbuchhalter:in qualifiziert ist, desto besser sind die Karrierechancen. Weiterbildungen, etwa zum Bilanzbuchhalter oder im Bereich Personalmanagement, können in dieser Hinsicht sehr lohnenswert sein. Grundsätzlich sind die Aussichten auf dem Arbeitsmarkt aber auch ohne Spezialisierung in der Lohnbuchhaltung sehr gut.

Lohnbuchhalter:innen können nicht nur angestellt arbeiten, sondern sich – mit etwas Erfahrung und entsprechenden Qualifikationen – auch selbstständig machen. Was jedoch nicht erlaubt ist, sind umfassende Steuerberatungen ohne weitere Qualifikationen. Geprüfte Lohnbuchhalter:innen dürfen im Vergleich zu anderen Buchhalter:innen spezialisierte Aufgaben in der Lohnabrechnung übernehmen, etwa die Leitung von Teams.

Karriere machen als Lohnbuchhalter:in

Lohnbuchhalter:innen haben vielseitige Möglichkeiten, beruflich aufzusteigen. Was möglich ist, hängt von ihren Qualifikationen ab. Positiv wirken sich zum Beispiel eine zusätzliche Weiterbildung und Spezialisierung aus. Auch ein Studium kann hilfreich sein, wenn Lohnbuchhalter:innen Karriere machen wollen.

Neben einem passenden fachlichen Hintergrund und sehr guten Arbeitszeugnissen kommt es darauf an, sich für die richtigen Stellen zu bewerben. Genau zu überlegen, in welchen Schritten die eigene Karriere gestaltet werden kann, kann den entscheidenden Unterschied machen. Auch gute Beziehungen sind sehr hilfreich, wenn es um interessante Karrierechancen geht.

Mit der entsprechenden Erfahrung als Lohnbuchhalter:in sind auch leitende Stellen in der Lohnbuchhaltung möglich, in denen die Gehaltsaussichten entsprechend gut sind. Auch hierfür gilt: Es hilft, die richtigen Personen zu kennen und von sich zu überzeugen.